Edutasia Log ind
Menu
DSC01139

3 digitale værktøjer til distancearbejde og fjernledelse

Distancearbejde er blevet en realitet for rigtig mange mennesker. Fordi de enten har hjemmearbejdsplads, arbejder i en anden afdeling end der hvor hovedkontoret er - eller bare befinder sig meget på vejen - hos kunder, på hotelværelser og så videre...

Den teknologiske udvikling har bidraget til dette. Hurtige internetforbindelser, sikre VPN-tuneller, mobilt bredbånd og alverdens bærbare enheder som laptops, tablets og mobiltelefoner har gjort det muligt for os at tage kontoret med os.

Men der er ting, som kan blive bedre - for distancearbejde er en ensom position. Man er ikke i nærheden af kontoret, kollegaerne og lederne. Man har i højere grad selv ansvaret for sin produktivitet, tidstyring og kommunikation. Men også her er der digital hjælp at hente, og her vil jeg se på tre vidt forskellige værktøjer, der kan bidrage til bedre distancearbejde.

Toggl

Noget af det allermest udfordrende for mange distancearbejdere er at bevare overblikket over anvendelse af tid. Bruger man tiden på det rigtige, eller kommer man til at spilde tiden med ligegyldigheder - måske endda overspringshandlinger? Toggl er klar til at hjælpe.

Helt basalt er Toggl et tidsregistreringssystem - men det er bare et meget effektivt et af slagsen. I systemet kan du definere en række projekter / kunder - og tilhørende opgaver. Du behøver ikke at sætte dig ned og gøre det fra starten, men det kan komme hen af vejen.

Toggl

Når du så begynder arbejdet så starter du Toggl. Simpelthen indikerer: "nu begynder jeg på denne opgave". Så starter uret og registreringen er igang. Når du så skifter til en anden opgave så skifter du også i Toggl. Dermed får du fuldstændig styr på, hvad du egentlig bruger din tid på.

Toggl er et utrolig effektivt værktøj til dig som vil finde ud af præcis, hvad du bruger din arbejdstid på. Hvor meget tid bruger du på projekt A? Hvor meget tid bruger du på at besvare emails? Hvor længe holder du pauser? Hvor lang tid bruger du på at køre ud til kunder?

Næsten ligemeget hvad du laver, tør jeg godt love dig, at der ligger nogle interessante overraskelser og gemmer sig i Toggl. For du bruger din tid anderledes end du tror.

Toggl kan naturligvis også bruges af dig som er leder for distancearbejdere, så du kan holde styr på tiden - og i høj grad til projektbrug, hvor tiden skal viderefaktureres.

Toggl findes både til IOS, Android og i browseren - og din konto synkroniserer mellem de forskellige enheder. Dermed kan du registrere din tid overalt, hvor du er.

Evernote

DSC01139Du kender måske allerede Evernote - eller har hørt om det og tænkt: "jeg har ikke brug for et notesystem". Men der er sket en del med Evernote siden lanceringen, og der er kommet nye features til som måske kan få dig til at give det en ny chance.

Evernote er et system til noter. Det kan bruges til at gemme alt fra indkøbslister til din bils registreringsattest. Du kan gemme tekst, billeder, håndskrift, lyd og tegninger. Du kan scanne dokumenter, visitkort og andet (og endda søge på teksten i de scannede dokumenter). Og som navnet siger kan du gemme det for evigt.

Det i sig selv er smart - og når man først bliver vant til at gemme opskriften på italiensk farsbrød, wifi-koden til fitness-centeret og noterne til denne artikel i Evernote, så er det svært at vænne sig af med. Men Evernote fungerer også som samarbejdsværktøj. Endda på flere måder.

Evernote har en funktion som de kalder "work chat" - og det er en mulighed for at have samtaler med samarbejdspartnere, medarbejdere og kollegaer direkte i Evernote. Denne funktion, kombineret med muligheden for at dele og samarbejde om noter, gør pludselig Evernote til et produktivitetsværktøj.

Når først et team kommer igang med Evernote er mulighederne enorme. Jeg har mødt håndværkere, der brugte Evernote til at dele billeder af byggeopgaver, tidsregistreringer og bemærkninger omkring de enkelte opgaver. Muligheden for at kunne lave noter på telefonen, bare med kameraet, giver store fordele for distribuerede teams. Du kan indtale en note til dine kollegaer på vej ud fra mødet. Du kan tegne på screenshots eller billeder for at angive rettelser. Du kan oprette tjeklister til dit team.

Evernote er, som Toggl, gratis i en basisudgave - og den basisudgave er rigeligt for de flestes brug. Har man brug for yderligere funktionalitet kan man tilkøbe dette.

Slack

Mac Phones Full _600_450Slack er sådan en tjeneste som var fuldstændig ukendt for et år siden, men nu pludselig er overalt. Det er et samarbejde og kommunikationsværktøj der har bredt sig som en steppebrand - først i Silicon Valley og så hele verden. Fordi Slack er simpelt at bruge og giver fleksible muligheder samtidig med, at man kan samle en masse kommunikation på et sted.

Når man starter på slack skal man oprette sit team. Det får så titlen etellerandet.slack.com - og det er ens unikke slack-adresse. Den kan man så invitere sit team ind i - både interne og eksterne. Den adresse er det unikke omdrejningspunkt omkring kommunikationen i teamet.

Inde i ens team kan man så oprette forskellige kanaler - som angives med et #-hashtag. Det kan være forskellige projekter i teamet, forskellige underteams eller noget helt femte. Kanaler kan åbnes og lukkes efter forgodtbefindende, og det er dig som Slack-administrator der bestemmer hvem der skal have adgang til hvilke kanaler.

Og måske er her en af grundene til Slacks succes. Fordi opbygningen med forskellige kanaler gør det let at dele kommunikationen op på emner, og dermed forhindre at tingene bliver blandet sammen. Programmører som arbejder på et specifikt projekt kan have en kanal til kun dette projekt (som de så kan arkivere når projektet er slut). Arbejdet med en ny brochure kan have en særlig kanal oprettet kun til det formål.

Inde i den enkelte kanal fungerer Slack som et udvidet chat-system. Man kan dele dokumenter, billeder, filer og naturligvis skrive til hinanden. Desuden kan man få Slack til at arbejde sammen med f.eks. projektstyringssystemet Trello, Google Drive, Evernote og mange andre tjenester så ændringer i f.eks. et projekt på Trello bliver afspejlet i en besked i den dedikerede Slack-kanal.

Det lyder måske indviklet, og Slack kræver også tilvænning. Men når først man er i gang med at bruge det i et team så opdager man, at produktiviteten stiger og kommunikationsniveauet bliver bedre. Hvilket igen er en af de store udfordringer i fjernledelsen.

Kender du gode værktøjer til distancearbejde og fjernledelse? Del dine erfaringer i kommentarerne.