Edutasia Log ind
Menu

6 tips til at gøre virtuelle møder mere effektive

Hvornår var sidste gang du havde et personligt møde? Vi kan ligeså godt se det i øjnene: dagens arbejde bliver mere og mere elektronisk. Mens online eller virtuelle møder kan være praktiske, kan det også forringe deltageransvarligheden ved at give mere plads til at miste folks opmærksomhed. Når folk bliver distraheret, mister møder ofte fokus og kræver mere tid til gentagelse.

For at holde dine møder og din tidsplan på sporet, kan du overveje disse seks tips og omdanne dine rutiner.

1. Dagsorden

Uanset om dine mødedeltagere er placeret på tværs af bygningen eller i verden, er det vigtigt at få alle på den samme side. Mens formelle dagsordener måske ikke er så meget på mode som engang, så genindfør denne praksis. Send en invitation eller e-mail ud 24-48 timer inden mødet, hvor du har medtaget diverse emner for mødet. Dette vil give alle parter mulighed for at sætte deres forventninger til formålet med mødet. Og ja – hvis du modtager en mødeindkaldelse med en agenda – så læs det! Selv hvis du er fortrolig med projektet eller diskussionsemner, kan du lære vigtige oplysninger om perspektiverne eller bekymringer – og det er aldrig sjovt at blive holdt udenom.

2. Forbered dig og husk dagsordenen

Du skal vide, hvad dine mål er, uanset om dit møde har en dagsorden eller ej. Før mødet kan det være en god idé at indsamle noter eller baggrundsoplysninger, du kan bruge for at referere samt til eventuelle spørgsmål. At have forberedt en liste eller lavet punkttegn, vil aflaste presset af at tænke på eventuelle spørgsmål, samt give dig mulighed for at engagere sig i diskussionen. Du er velkommen til at notere spørgsmål ned på dagsordenen, hvis der er en, eller oprette et notedokument før mødet med de oprindelige mål eller tanker i toppen. Uanset hvordan din forberedelsesstil er, vil denne forberedelse sikre, at du er mindet om din egen dagsorden dagen for mødet.

3. Fejlfind din teknologiMand Ved Pc

Uanset om det er dit første online møde eller milliontedel, skal du vide, hvordan du bruger din teknik. Bekræft hvordan du ringer ind til møde, og at dine højtalere virker. Hvis du har brug for internetadgang til din konference, e-mail eller noter, er det vigtigt at kontrollere, du har Wi-Fi. Det kan hurtigt udvikle frustrationer for mødedeltagerne, når én person skal bruge endnu et minut eller to for at få adgang til konferencen. Sådan skal du ikke være – hav styr på din teknologi og vær klar til mødet!

4. Skærmdeling er vejen frem

Hvis du er ved at gennemgå vigtige oplysninger eller referere til eksterne dokumenter, skal du sørge for at alle kan følge med. Opsæt en skærmdeling, så du kan styre dit publikums opmærksomhed og holde alle på samme side. Dermed bliver du også fri for kommentarer som; ”Nej vent lige på mig” og ”hvor er vi?”. Ved at dele din skærm eliminerer du behovet for disse pauser og spørgsmål. Bare lige husk: Hvis du deler din skærm med andre, vil det være en god idé at slukke for eventuelle e-mails, telefon, Facebook eller andre programmer, der kan poppe op på skærmen i løbet af mødet – mødedeltagerne er ligeglade med, hvad konen/manden skriver, du skal have til aften på Facebook.

5. Vær direkte

En af de store udfordringer ved online møder er at vide, hvem der skal til at tale, eller hvem der har behov for at hoppe ind. Alt efter mødedeltagerne og deres personlighed, kan virtuelle møder spænde fra spektret, at alle taler over hinanden til lange pauser efter en person er færdig med at tale. For at undgå utydelige vokale roderier eller tom luft, så spørg specifik til andre mødedeltagere. Hvis folk arbejder sammen eller er afhængige af andre for at komme videre, skal du ikke være bange for at spørge dem specifik om de har noget at tilføje eller yderligere spørgsmål. Ved at være direkte ved at dreje samtalen, vil du sikre, at du har maksimeret mødetiden, samtidig med alle er blevet hørt.

6. Personlighedsopfriskning

Online, telefon- eller virtuelle møder kan være en dødbider – du kan ikke aflæse folks krogsprog eller om de følger med. For at afhjælpe muligheden for at folk mister fokus, så hold din personlighed præsentabel. Vær så præsentabel som du vil være personligt eller mere – afhængig af, hvad mødet kræver. Høj energi vil engagere dit publikum og holde dem tunet ind på emner. De ønsker ikke at miste overblikket – især ikke, hvis du har en vane med at spørge folk direkte, hvordan de reagerer på et punkt/emne. Med alle involverede, der er top tunet, vil dine mødemener blive behandler hurtigt, og du vil dække mere materiale på mindre tid – produktivitet.

Uanset hvilket format mødet har, er der ingen grund til at fare vild i din virtuelle verden. Ved at være forberedt og engagere dine kolleger, vil dine møder være klar og stå på mål til formålet.

Vil du holde mere effektive møder i den virtuelle verden?

Vi kan tilbyde dig kurser, så du får en mere effektiv mødegang med dine kolleger. Du kan tage et kursus i Mødeledelse, hvor du vil lære om, hvordan du holder bedre møder. Du lærer om, hvilke møder der skal holdes, og hvilke der er spild af tid – det handler nemlig om at få styr på processerne, der omgiver møder, og sørge for at sætte scenen til et perfekt møde. Se en kort intro af kurset i videoen.

Du har også mulighed for at tage et kursus i Fjernledelse, hvor det handler om at skabe en grobund for produktive medarbejdere og godt samarbejde. Hvis man bruger fjernledelsesværktøjerne rigtigt, kan man bidrage til forbedret kommunikation på tværs af virksomheden – både til dem, der sidder geografisk samlet, og dem der befinder sig andre steder.

To spændende kurser som du også har mulighed for at købe i en pakke – læs mere her.