Edutasia Log ind
Menu
ppt_guide

Powerpoint - Guide til bedre præsentationer

Du åbner PowerPoint og bliver mødt af det første slide. En punktopstilling parat til at blive udfyldt. Det er nu, du skal stoppe. Luk programmet og gå væk fra computeren. Du må ikke lave en præsentation uden at have en plan først.

Vi gør det allesammen, og jeg er også skyldig i det. Vi starter arbejdet med en ny præsentation ved at åbne PowerPoint og starte fra slide nr. 1. Men det er utvivlsomt en af de dårligste måder at opbygge en præsentation på, og hvis du virkelig vil have succes med dine præsentationer er det en helt anden vej du skal. Du bør i stedet starte med at slukke computeren. Sæt dig med en kuglepen, en blok og en bunke post-it notes.

Start med en plan

En præsentation er en optræden. Når du præsenterer, bruger du andre menneskers tid på at fremføre din idé, og når vi bruger andre menneskers tid, er det vores pligt at gøre os umage. Vi bliver nødt til at tilrettelægge præsentationen som en optræden. Vi kan bruge en retorisk grundmodel:

  1. Anslaget - indledningen. Her skal du fange deltagernes opmærksomhed og gøre dem interesserede i at lytte.
  2. Redegørelse. Udgangspunktet for det, du vil fortælle om. En saglig og objektiv gennemgang af fakta, så du sikrer, at alle forstår dit budskab.
  3. Argumenter og anbefalinger. Her bliver du subjektiv. Hvad enten du pitcher et produkt eller gennemfører en undervisning, så er det her du, med udgangspunkt i redegørelsen, kan fortælle, hvad du mener, tilhøreren skal gøre, eller hvorfor din idé er løsningen.
  4. Opsummering og afslutning. Du slutter af med at opsummere dine vigtigste pointer og eventuelt komme med anbefalinger til, hvad deltagerne skal gøre nu.

Nu siger du måske: “Det passer slet ikke på min præsentation”, og det kan godt være, du har ret. Det kan også godt være, at du bare ikke har gennemtænkt emnet. Prøv at indsætte dit emne i modellen og se, om det ikke passer alligevel. Eksempelvis en salgspræsentation: 

  1. Anslag. Hvem er du, og hvilket firma repræsenterer du? Kort, præcist og interessant.
  2. Redegørelse. Hvilket problem er det, jeres produkt løser? Lad være med at tale om produktet her - fokusér på det behov, dine tilhørere har. Hvis de kan nikke genkendende til problematikken, vil næste punkt glide meget nemmere ned.
  3. Argumenter. Nu er præmissen klargjort, og problemet er forstået. Så nu fremlægger du, hvorfor din løsning er lige netop det, de mangler.
  4. Opsummering. Gentag vejen fra problem til løsning og giv eventuelt prisoplysninger og information omkring, hvordan man kommer videre herfra.

Post-It

Når du har fastlagt din præsentations grundstruktur ved at skrive på et stykke papir, går du videre til næste skridt - nemlig at planlægge de enkelte slides. Her kan du med fordel anvende post-it-notes til at lave dine slides, da du så nemt kan bytte rundt på rækkefølgen, fjerne enkelte slides eller indsætte nye slides. Hvis du virkelig vil være avanceret, så brug evt. post-its i forskellige farver til at vise de forskellige faser af præsentationen. Gul til anslaget, grøn til redegørelsen, rød til argumenterne og blå til opsummeringen. Så kan du også se, hvordan vægtningen i præsentationen er, hvor du helst skal have en overvægt at slides i redegørelse og argumenter.

Skriv ganske kort på hver seddel, hvad der skal være på slidet. En overskrift og et par stikord. Bare nok til, at det bliver nemt at lave det enkelte slide, og du i det mindste selv ved, hvad det er der skal være på det. 

Når du har fået lavet dine post-its, og du er tilfreds med flowet i præsentationen, må du tænde for PowerPoint. For nu har du en plan og ved, hvad du vil lave.

Det gode slide

Der er for meget tekst på dine slides. Det tør jeg næsten godt sige, selvom jeg aldrig har set dine præsentationer. For der er for meget tekst i langt størstedelen af alle præsentationer.

Hvis du skal lave en god og effektiv præsentation, skal du tænke på, at det er dig, der er i centrum - ikke din præsentation. Det er det, du fortæller, tilhørerne skal fokusere på. De skal ikke bruge tiden, mens du taler, på at sidde og læse dine slides. Derfor skal du skære ned på mængden af tekst og skrue op for illustrationer og fotografier. 

Der er flere problemer med store tekstmængder i en præsentation:

  • det er svært at læse store tekstmængder i en præsentation
  • du kommer som oplægsholder til at stå med ryggen til publikum og læse højt fra skærmen, og det er ikke nogen interessant optræden
  • de personer, der kan læse det der står, læser hurtigere end dig, når du læser højt. De når altså at læse til afslutningen før dig, og når at have tid nok til at kede sig, mens de venter på, at du bliver færdig

Der er en masse forskellige forsøg på “regler” om, hvor meget tekst der må være på et slide. Nogen siger “max syv ord pr. slide” eller “minimum pkt. 60” - begge dele begrænser mængden voldsomt.  Jeg tror ikke rigtig på regler, men jeg tror på sund fornuft. PowerPoints styrke ligger ikke i store tekstmængder, og dine tilhørere vil elske at slippe for det.

Hvis du har brug for store mængder tekst eller tal - så udlevér dem på papir. Papir er et bedre medie til tekst, og så kan tilhørerne læse dit budskab der. Brug præsentationen til at uddrage hovedpointer fra teksten eller nøgletal fra talmaterialet. Så fungerer præsentationen meget bedre.

Undgå distraktioner

En god præsentation skal træde i baggrunden. Derfor skal du sørge for at undgå, at den distraherer. Det betyder også, at du skal passe på med animationer, lyde og andre former for effekter. Brug dem når de giver mening, men brug dem aldrig ukritisk. Brug dem til at understrege en pointe, men hvis du er i tvivl … så lad være.

God fornøjelse med præsentationerne!